送付状は取引先などへビジネス文書を送る際に添える書類として知られています。
他のビジネス文書よりもそのマナーは少なめなので、ネット上で見つけられるテンプレートをそのまま使っても特に問題はないはずです。
しかし、筆者がこれまで見た送付状では「えっ？」と思うケアレスミスが目立つものがいくつかありました。送付状で相手先へ違和感を与えないために知っておきたい知識をいくつかまとめてご紹介いたします。
1.今さらだけど、送付状について軽くおさらいしよう！
①送付状に必要な項目と例文
送付状はビジネス書類を郵便やFAXで送る時に使われるA４縦サイズの書面です。送付状はPCでワードなどの文書作成ソフトを利用して作成すると作りやすいでしょう。
送付状の内容ですが、以下のような項目が含まれていれば問題ないと言えるでしょう。
- タイトル：送付状（書類送付状とも言う）
- 日付：（〇〇年〇月〇日）
- 宛先：（株式会社〇〇）
- 挨拶と送付についての内容：（拝啓～敬具）
- 中身の点数：（ＣＤＲ １点）
- 書類作成者：（株式会社〇〇）
送付状を添付せず、いきなり本題の中身だけを送ると相手へぶしつけな印象を与えてしまいます。送付状をあわせて送れば、「誰から」「誰に」「何を」送るのかと送付物の目的を明確化でき、さらに相手へきちんとしているという印象を与えやすいでしょう。
②送付状をつけないといけない場面はどのような場面？
送付状をつけないからと言って何か罰則がある訳ではありません。しかし、ビジネスの世界では常識として知られているマナーですので、特別な事情がない限り、以下のような場合には必ず送付状をつけて送りましょう。
【ビジネスの場合】
- 取引先へ書類を郵送する
- 取引先へ書類をＦＡＸする
- 取引先へCD-Rを郵送する
【就職活動の場合】
- 履歴書を郵送する
- 職務経歴書を郵送する
逆に、メールで添付して送付する場合は当然ですが送付状は必要ありません。
2.送付状を送る際に知っておきたいビジネスマナー
①テンプレートの配置は変更しないでおこう
ビジネス文書で意外に気を配るべき点は、その配置です。送付状の場合は、以下の画像のように中央のタイトルに始まり、右上に日付、その下の左上に宛先、右下に書類作成者を記載します。
既存のテンプレートをアレンジすることで、この配置がずれてしまうこともあるかもしれません。ビジネス文章は配置がずれていると美しく見えないでしょう。改行をする際は、最後に配置が著しくずれていないか最後にチェックするのを忘れないようにしましょう。
②送付状に印鑑は必要なし
いつものクセでつい、自身の名前の横に押印している方もいらっしゃるかもしれません。しかし、送付状なのに、印鑑が押してあると「送付状なのに？」と疑問に思う方もいらっしゃることでしょう。
送付状をつける意図を考えれば、印鑑は必要ありません。送付状にこれまで印鑑を押すクセがあった方は、次回から控えておきましょう。
③挨拶文で最も使われている文例を理解しよう
送付状の挨拶や文章はよく使われているものがありますので、それをそのまま利用するか、または必要に応じて利用してみてください。
ビジネスで一番よく使われる表現は、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。」というものです。相手先により、柔軟にこの文章をアレンジしていきます。
④使いまわしがバレます！いま一度、送り先住所や名前の確認を
取引先がお引越しされることもあるでしょう。その際に、送付状の住所がそのままになっている場合がよくあるようです。引っ越し先の住所を反映し忘れていると、封筒と送付状が元の事業所に送られてしまうこともあります。
引っ越しを伝えられた際は、忘れずに最新の年賀状や名刺を確認し、送付状の住所も更新するようにしてください。
⑤送付状はパソコンで作成しよう
基本的に、送付状だけでなくビジネス文書はパソコンで作成するようにしましょう。手書きでも失礼には当たりませんが、失礼のないレベルに作成するのはパソコンで作成するより倍以上時間がかかってしまいます。
しかし、どうしても出先でパソコンが用意できない時や至急の時もありますよね。その際は、縦書きで同じような内容を丁寧に書いていきましょう。
⑥送付状とあわせて送る文書はクリアファイルに入れよう
クリアファイルに書類を入れることは必須ではありません。が、書類は郵便で送られる際、雨などの理由で多少濡れてしまうことも想定されます。
書類の上に送付状を置き、その上でクリアファイルに入れて封筒に入れると、大切な書類が守られ送り先からの印象もアップするためオススメです。
⑦外国人宛てでも送付状は必要？外国のマナーはどうなのか
外国人宛てでももちろん送付状は必要です。外国の場合も、項目の内容はだいたい日本と同様です。以下のような文面で送付状をつけて送るのがマナーとなっています。
まとめ
送付状はビジネスをする上で、日常的に使うビジネス文書の一つです。他の文書と比較し、さほど難解なものではありません。そのため、ミスがあると非常に目立つという短所があります。
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