請求書を送るときの封筒はどれでもいい?!知っておきたいマナーとは

請求書を送るときの封筒はどれでもいい?!知っておきたいマナーとは 起業のための資金調達 – 起業前に実施しておくべき準備
請求書を書く時の封筒はどうすればいいのでしょうか

せっかく作成した請求書ですが、封筒に入れるマナーがなっていないと相手へ残念な印象を与えてしまいます。

今回の記事では、ビジネスで請求書を送る際に意外と知られていないマナーをわかりやすくまとめていきます。

1.今さらだけど、請求書とは?

請求書とは、取引相手に代金を請求するための書類です。よく請求書を発行するのは、ビジネスで取引先へ商品を納品した場合やフリーランスとして仕事をした場合です。請求書を受け取った側は、請求書に書かれた内容を確認し、期日までに支払いをしなければいけません。

 請求書に書かれる内容は、一般的に以下のような項目から成り立っています。 

  1. 宛名(ex.資金 T ノート様)
  2. 請求書番号(ex.NO.001)
  3. 金額(ex.20,000円)
  4. 差出人(ex. RAKUDA)
  5. 請求書の発行日(ex.R1年4月2日)
  6. 請求項目(ex. クラウドツール利用料)
  7. 支払い期限(ex.R1年4月30日)

ちなみに、3.の金額の消費税はどうしたらいい?というお悩みについては、当サイトの以下既存記事も是非あわせてご覧ください。

フリーランスが請求書をつくるとき、消費税はどうすればいい?

2.請求書の封筒は縦型が無難。横型や窓付き封筒も可

請求書は一般的に縦型で作成されることが多いため、封筒は縦型の「長型3号」という種類選ぶとよいでしょう。

 ①封筒の表書きの注意点

封筒の表書きは、取引先の住所(郵便番号も必ず記載)と取引先の正式名称・担当者の所属部署・担当者名を記載します。名刺をもらっているのであれば、それを見ながら記入すると間違いがありません。また、「請求書在中」というスタンプを左下に押すのがビジネスマナーになっているようです。(色は赤以外の青や黒)

 【例】

〒102-0076

東京都千代田区五番町1-9MG市ヶ谷ビル11階 株式会社SoLabo

融資担当 資金 T ノート様

 担当者名がどうしてもわからない場合は、〇〇様とはせず、会社名や部署名宛てにして「~御中」とします。

 ②封筒の裏面の注意点

封筒の裏面は、あなたの住所(郵便番号も必ず記載)と氏名や屋号など、そして記入日を記載します。封をしたあとは〆マークも忘れずに。 

横型の場合は上記の記載事項を横向きにすればいいのですが、窓付き封筒の場合は封筒の表書きは封筒に直接書かず、別途、窓から見えるように印刷された宛名用紙を封入します。

 3.請求書をきれいに3つ折りする方法

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3分の1ずつきれいに折るのはなかなか難しいですよね。シワがあると相手からの印象も良くありません。失敗せずに3つに折るにはコツがあります。

 請求書の表面(内容が書かれた面)を表にして縦型に置き、もう一枚別の請求書(またはA4の用紙)をその上から横向きに置きます。この際、上に置いた紙は横向きですのではみ出ていて、最初に置いた縦型の紙は1/3ほど空いた状態になっています。この状態で1/3を折り、そのあとで半分に折ればよいのです。

 請求書、と書かれたタイトル部分が最後に折られるように、下から順に折るようにしましょう。

 4.なぜ請求書を作るのか?

①あなたが支払われないリスクを抑えるため

法的に「請求書を必ず出さないといけない」という決まりは実はなく、請求書を出さないからと言ってあなたが罰則を受けることはありません。

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しかし、請求書をつくる側はいわゆる債権者です。お金を取引先からもらえる立場であるのに、それを証明する公的書類がなく口約束だけなのであれば、相手から支払いがない場合に泣き寝入りするしかありません。

請求書を発行して期日までに入金されないのであれば、請求書の控えを利用しその次の段階として簡易裁判で取引先へ支払いを請求することができます。

②税法で保管が定められているため

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請求書や領収書がないと、税務上で法的根拠を証明することが難しくなります。会社が決算書を作成する時やフリーランスの方が確定申告をする時、請求書や領収書に書かれた金額を元に計算することで「わたしは不正な取引や会計をしていません」と社会的に証明することができるのです。請求書は領収書や納品書などとともに、法律用語では証憑書類(ひょう書類)と呼ばれています。

また、個人事業主などが請求書を出さないことで法律により罰せられることはありませんが、会社などの法人は税法により請求書を7年間保管しなくてはいけないと決められています。

 まとめ

請求書は取引先から支払いを受けるあなたの未払いリスクを減らす公的書類ですので、忘れずに作成&送付をしましょう。

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株式会社SoLabo 代表取締役 田原広一
この記事の監修
株式会社SoLabo 代表取締役 / 税理士有資格者
【プロフィール】
平成22年04月 資格の学校TAC入社、財務諸表論講座講師を5年間務める
平成24年04月 税理士事務所で勤務
平成24年08月 個人で融資サポート業務をスタート
平成27年12月 株式会社SoLabo設立
現在までの融資実績は1600件以上

【書籍】
『独立開業から事業を軌道に乗せるまで 賢い融資の受け方35の秘訣』(幻冬舎)

【運営サイト】
資金調達ノート » https://start-note.com/
創業融資ガイド » https://jfc-guide.com/
inQup     » https://inqup.com/

【 動画で確認! 】株式会社SoLabo代表 田原がチバテレビに出演しました。