ビジネスマンの基本！送付状の書き方とは

1.送付状の役割とは

なぜビジネス文書に送付状を付けるのでしょうか。

送付状には同封している書類の詳細や送付者の氏名などが記載されています。

受け取った人が送付状を見ることで、内容がすぐに把握できようになります。

また、相手に丁寧なあいさつをすることもできます。

逆に、送付状を付けずに書類だけを送るというのは失礼にあたるおそれがあるので、注意が必要です。 

2.送付状の書き方のポイント

(1)前付け

「前付け」には、発信年月日と宛名、差出人の氏名と住所を記します。

発信年月日に関しては、西暦と年号のどちらを使っても問題ありませんが、送付状全体で統一させる必要があります。

宛名は会社宛ての場合では「御中」、個人あての場合では「様」とします。

差出人の氏名と住所に関しては、住所と電話番号を省略する場合もあります。

場合によっては、ここで時候の挨拶を入れることもあります。

(2)本文

本文の部分では、まず「件名」をはじめに書きます。

これは大体20文字以内に収めるようにしましょう。

件名の下には「前文」を書きます。

前文では、「挨拶」を書いた上で「日頃からのお礼」を書きます。

そして、送付状の内容を伝える「主文」を書きます。

主文は要件をできるだけ簡潔に述べるようにします。

そして「末文」として、「何卒、よろしくお願い申し上げます」、「御通知申し上げます」などの結びの言葉を記します。

(3)後付け

「記書き」として、主文とは別に送付書類の内容を記します。

ここでは送付書類を箇条書きですべて列挙します。

それによって、読んだ人は何の書類が入っているかを一目で確認することが可能です。

また、注意事項などの別記したい内容がある場合は「なお」と文頭に付けてから書きます。

3.社内文書の送付状を書くポイント

社内文書の場合でも送付状を付けることありますが、社外文書ほど儀礼的である必要はありません。

本文では件名と主文だけを記し、前文や末文を書く必要はありません。

また宛名の継承に関しては、個人宛ての場合は「殿」、複数人宛ての場合は「各位」とします。

ここで「各位殿」としてしまうと二重敬語となってしまいますので注意が必要です。

その他の項目は社外文書と同じで構いません。 

まとめ

ビジネス文書を郵送で送る際には、原則として送付状を同封して送ります。

送付状はビジネス文書として基礎的な文書と見なされる場合があるため、送付状の書き方を理解しておきましょう。

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この記事の監修

株式会社SoLabo　代表取締役 / 税理士有資格者

田原　広一（たはら　こういち）

平成22年8月、資格の学校TACに入社し、以降5年間、税理士講座財務諸表論講師を務める。
平成24年8月以降　副業で税理士事務所勤務や広告代理事業、保険代理事業、融資支援事業を経験。
平成27年12月、株式会社SoLabo（ソラボ）を設立し、代表取締役に就任。
お客様の融資支援実績は、累計6,000件以上（2023年2月末現在）。
自身も株式会社SoLaboで創業6年目までに3億円以上の融資を受けることに成功。

【書籍】
2021年10月発売　『独立開業から事業を軌道に乗せるまで 賢い融資の受け方38の秘訣』（幻冬舎）

【運営サイト】
資金調達ノート » https://start-note.com/
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