無料で利用できる送付状の基本テンプレートを紹介

無料で利用できる送付状の基本テンプレートを紹介 起業のための資金調達 – 起業前に実施しておくべき準備
無料で利用できる送付状の基本テンプレート

ビジネス文書の基本!送付状の書き方をおさらい

書類を送付する際に、書類の原本に添えて送る「送付状」。

今回はビジネス文書の基本として押さえておきたい送付状の書き方と、Word形式の無料で利用できる基本のテンプレートをご紹介します。

1.送付状の書き方

「送付状」は、ビジネス文書を送付する時に添える文書です。

身近なイメージでは、宅配便の荷物に添えられる納品書のようなもの。通常、送付状が全ての文書の一番上に来るように添えて送ります。

受け取った者に「いつ誰から何が送られてきたものか」を伝える役割を持ち、文書名を伝えることで文書の送付不備を防ぐことができます。

 

送付状に必要な要素は、次の通りです。

  1. 送付年月日
  2. 送付先会社名
  3. 自身の会社名・連絡先
  4. 送付状のタイトル、頭語と結語、挨拶文
  5. 送付する文書名リスト(記と以上を含む)

送付状は、主に、郵送で書類をやりとりする場合に利用されます。メールなどで文書データを送る際は、わざわざ文書として送付状を作ることはありませんが、何を送ったかのデータファイル名を伝えることが一般的です。

自分で送付状を一から作成したいという方はこちらの記事もご参照ください。

ビジネスマンの基本!送付状の書き方とは

2.送付状テンプレート

資金調達ノートでは、「無料会員登録」をしていただいたユーザーの方に無料で利用できる送付状の基本テンプレートを提供しております。

送付状以外にも請求書や発注書、有給休暇届や通勤手当申請書といった社内向け文書など、便利なテンプレートがありますので、ぜひご活用ください。

登録料や使用料は一切かかりません。

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送付状テンプレート利用時の注意点

送付状テンプレートを使って、送付状を書くときは次のことに気をつけましょう。

送付年月日

送信状の右上に送付年月日を記載します。西暦表記が一般的です。

送付先会社名

左上に送付先を記載します。

会社によって「株式会社」が会社名の前だったり、後ろだったりします。「株式会社□□」なのか「□□株式会社」なのか、間違えないように注意しましょう。

ビジネスマナーとして、送付先会社名の後ろには「御中」をつけます。

会社名の後に部署名をつけても「御中」でいいですが、担当者名をはっきりさせて送る場合はつけるのは「様」です。

(表記例)

会社名のみを書く場合…株式会社□□ 御中

会社名・部署名を書く場合…株式会社□□ ○○部 御中

会社名・部署名・担当者名を書く場合…株式会社□□ ○○部 △△様

 なお、送付状は封を開いてから見るものです。封筒にしっかり会社名部署名担当者名を書いておけば、送付状で会社名のみでも、まず問題になることはありません。

自身の会社名・連絡先

送付年月日の下、書面の右上に、送付状の作成者の会社名・連絡先を記載します。

基本的には、会社名、住所、電話番号を記載します。必要があれば、担当者名を書きましょう。

送信状には、社印や担当印などの押印は必要ありません。

送付状のタイトル、頭語と結語、挨拶文

送付状のタイトルは一般的に「書類送付のご案内」です。書面の中央で、本文の文字サイズより大きめにすることが通例です。

頭語と結語は、古来の日本語の手紙の風習で、慣用句だと理解しましょう。

ビジネス文書の挨拶文は、男女関係なく、拝啓と敬具を用いるのが一般的です。まず見られる部分ではないため、時候の挨拶なども不要です。

送付状で別途、申し送りたいことがある場合、文書名リストの下で「以上」の前に、「備考」として欄を作り、伝達事項を書く方がよいでしょう。

送付する文書名リスト(記と以上を含む)

「記」と「以上」は、箇条書きで記載するケースの書き方です。

文書名と、その文書の数をリストにします。なお、送付状はこのリストの中に含める必要はありません。

文書が1部であれば「1通」と書きます。同じ内容の文書を2部送る場合は「2通」と書きます。

「記」は文書の中央に寄せて「以上」は右下寄せにします。「以上」は締めの言葉のため、文書の最後に書きます。「以上」の後には文書を続けないのがビジネスマナーです。

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送付状のテンプレートを活用し、パソコンに入っている文書ソフトウェアで送付状を作るのもいいですが、他で使った送付状を複製しファイルを使いまわすことで修正もれを起こすリスクがあります。

送付日付が間違う程度のミスであればいいですが、間違った文書名や他の取引先名のまま送付してしまったら目も当てられません。

また、パソコンそのものが故障してしまうと、その使っていた送付状テンプレートを閲覧・改変することができません。

また文書ソフトウェアは慣れていないと、見た目のレイアウトや文字の位置調整に手間取ります。パソコンでの文書作成が苦手な人には、ハードルが高いと言えるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、文字入力だけで手軽に、請求書だけでなく送付状も作成できるクラウド請求書サービス「RAKUDA」(ラクダ)の利用です。

送付状のテンプレート同様、会員登録をすれば無料で利用できます。

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必要項目に文字を入力するだけでいいので、パソコンでの文書作成が苦手な人でも、簡単に請求書の作成が可能です。

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ウェブサイト側にデータを保管するため、パソコンが壊れても別のパソコンからインターネットでつないでIDとパスワードを入力すれば、これまで通り送付状を閲覧できるメリットもあります。

 

また、送付状を作れるだけでなく、入力内容を流用して請求書や納品書を作れたり、過去の請求書を流用して新しい請求書を作れたり、と機能が充実しています。作成できる文書数に制限がないのも魅力です。

また、入金や受注のステータス管理もできるので、案件の進捗管理にも便利!

すべての機能を無料で活用できますので、ぜひ実際に触って使い勝手を試してみてください。

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まとめ

郵送で文書を送る先に必要な送付状ですが、作成に時間はかけたくないものです。

無料のサービスを活用し、スマートな作成・管理を行いましょう。

テンプレートを複製して活用する場合は、送付年月日や送付先会社名、送付する文書名リストなど間違いがないか確認してから送ることを忘れずに!

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株式会社SoLabo 代表取締役 田原広一
この記事の監修
株式会社SoLabo 代表取締役 / 税理士有資格者
【プロフィール】
平成22年04月 資格の学校TAC入社、財務諸表論講座講師を5年間務める
平成24年04月 税理士事務所で勤務
平成24年08月 個人で融資サポート業務をスタート
平成27年12月 株式会社SoLabo設立
現在までの融資実績は1600件以上

【書籍】
『独立開業から事業を軌道に乗せるまで 賢い融資の受け方35の秘訣』(幻冬舎)

【運営サイト】
資金調達ノート » https://start-note.com/
創業融資ガイド » https://jfc-guide.com/
inQup     » https://inqup.com/

【 動画で確認! 】株式会社SoLabo代表 田原がチバテレビに出演しました。