会社の役員を変更した場合の登記!必要書類を確認しておこう

会社の役員を変更した場合の登記!必要書類を確認しておこう 起業後の資金調達 – 起業後に実施しておくべき準備
役員の変更登記に必要な書類とは?

役員を変更したら変更登記が必要です

会社の役員には任期があります。

役員として新しい人が就任したり、今まで役員だった人が退任したり。

役員が変わると、変更登記を行わなければなりません。

今回は、役員の変更登記手続きの流れや必要書類などを解説します。

 

1.商業登記の変更が必要です

(1)「商業登記」とは?

法務局の商業登記簿に会社名や会社の所在地、役員の名前や事業目的など、会社の情報を記載する手続きのことを「商業登記」といいます。

会社を設立したら、定款を作成しますが、その定款に記載されている内容などを商業登記簿に登録します。

 

「会社名を変更した」「会社が移転して住所が変わった」など、登記の内容が変わったら、原則2週間以内に商業登記簿の変更を行わなければなりません。

もちろん、「役員の情報」も登記簿に記載されていますので、変更があったときには変更登記をする必要があります。

 

商業登記簿は一般に公開されており、誰でも見ることができます。

取引をする際の安全性を確保することが目的です。

例えば、新しく取引しようとしている会社がどのような会社なのか、素性がわからないと不安ですよね。

そんなときに商業登記簿を調べれば、会社の情報を知ることができます。

 

 (2)商業登記簿の変更は、どのようなときに必要になる?

先ほども少しお話しましたが、商業登記簿に登記されている内容が変更された場合には、変更手続きが必要です。

具体的には、下記の項目が挙げられます。

会社の名前を変更することは何度も起こることではないでしょう。

一方、役員の変更については、任期がありますので定期的に変更登記が必要となるため、漏れがないよう注意が必要です。

 

2.役員の変更登記とは?

会社役員の変更登記には、次のような理由が挙げられます。

これらに該当する事態が生じたら、変更登記をしなければなりません。

 

(1)役員には任期があります!

役員の任期は、会社の定款で定められています。

現行の会社法では、役員・監査役ともに最長で10年まで任期を延ばすことが可能です。

つまり、会社によって役員の任期が異なるということです。

任期の途中でも役員が退任したなどの理由で変更登記が必要になることもありますし、任期満了となれば、必ず変更登記をしなければなりません。

また、現在の役員が任期を満了し、改めて就任することを重任といいますが、たとえ同じ人が役員であっても変更登記の手続きが必要です。

自分の会社の役員の任期が何年に定められているのか、きちんと把握しておきましょう。

 

役員の任期について詳しくは、

会社役員には任期があることを知っていましたか?

をご参照ください。

 

(2)役員の変更登記を忘れてしまった‼

役員の変更登記は、変更から2週間以内と期限が決められています。

もし登記を忘れて期限が過ぎてしまった場合、100万円以下の過料に課せられる場合もありますので、注意しましょう。

また、役員の変更登記などがまったくされず12年が経過してしまうと、休眠会社として法務省に扱われる恐れがありますので、登記に漏れがないか定期的に確認するようにしましょう。

 

3.役員の変更登記の流れ

実際に役員の変更登記をする基本的な流れは、下記のとおりです。

役員を変更するには、株主総会での決議が必要です。

決議後、必要書類を準備し、原則2週間以内に変更登記申請を行います。

 

4.変更登記に必要な書類は?

平成27年2月から役員の登記申請する際、添付する書面が変わりました。

また、役員が就任する場合と辞任する場合で必要な書類が異なります。

まずは、「役員の就任」の登記申請をする場合です。

 

次に、「代表取締役などの辞任」の登記申請をする場合です。ここでいう代表取締役は、登記所に印鑑を提出している代表取締役に限ります。

申請書の書式など、必要書類の詳細は、法務省のホームページを確認してください。

 

まとめ

会社の役員変更は、社内はもちろんですが、社外の人にも公開されている重要な情報です。

期限を守り、漏れずに変更登記の手続きをしなければなりません。

なお、自分で行うのが難しいという方は、司法書士などの専門家に依頼をして、きちんと対応しましょう。

株式会社SoLabo 代表取締役 田原広一
この記事の監修
株式会社SoLabo 代表取締役 / 税理士有資格者
資格の学校TACで財務諸表論の講師を5年行う。税理士事務所勤務を経て、平成23年より個人で融資サポート業務をスタート。
平成27年12月、株式会社SoLabo立ち上げ。
融資支援業務に力を注ぎ、現在では400件以上の融資支援を行っている。